La Ley de Protección de Datos Personales 25.326 y sus normas complementarias (la “LPDP”) establecen la obligación de registrar las bases de datos destinadas a dar informes. Es decir, toda base de datos cuyo uso exceda el mero uso personal. (1)
El registro no implica exponer el contenido de las mismas sino únicamente declarar su existencia. Asimismo, y de manera previa – a fin de poder inscribir dichas bases – los responsables de bases de datos deberán inscribirse ante el Registro Nacional de Bases de Datos de la Dirección Nacional de Datos Personales.
Los ejemplos más claros y usuales de bases de datos a inscribir son:
- Proveedores
- Clientes
- Empleados
- Visitas
- Cámaras de Video (CCTV)
- Candidatos – aspirantes a nuevos puestos
- Huellas dactilares
Hasta el 2018, la registración debía hacerse de manera anual ya que el registro vencía. No obstante, mediante la Resolución 132/2018 de la Agencia de Acceso a la Información Pública, autoridad de aplicación de la LPDP, dispuso que el registro ya no tendría vencimiento. Además, dicha Resolución estableció que el trámite de inscripción de las bases de datos de carácter privado, público estatal y público no estatal se haría, a partir de su dictado, de manera online a través del portal gubernamental de Trámites a Distancia (“TAD”) p el Sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE). Para acceder a la plataforma TAD se requiere un nivel de clave fiscal de la AFIP 2 o superior.
Sin perjuicio de ello, dispuso que los responsables de bases de carácter privado e inscriptos hasta el momento debían reempadronarse, fijando como fecha límite, para las bases privadas, el 31 de octubre de 2019 y para los responsables de bases de carácter público estatal y no estatal la fecha límite se fijó para el 28 de febrero de 2019.
Asimismo, y dado que el registro tiene carácter de declaración jurada, cualquier cambio o alteración sustancial debe informarse a fin de mantener la base actualizada. Para ello, deberá modificarse el trámite realizado en TAD.
Una vez inscripto el responsable y sus bases de datos personales, podrá descargar un código QR que podrá publicar en su página web o donde estime conveniente y que sirve para informar a los titulares de datos personales que la empresa y/o responsable de la base de datos cumplen con la obligación de registro.
Es importante marcar que, el requisito de registro, hace a la legalidad de las bases de datos. También resulta importante aclarar que, si bien la LPDP no lo aclara, en la práctica el formulario en TAD solo permite inscribir como responsables a empresas locales (Que cuenten con CUIT) y no a empresas extranjeras, aún si éstas últimas recolectan y tratan datos de titulares de derecho residentes en Argentina.
El trámite en TAD es sencillo y suele completarse rápidamente. Entre la información que se solicita está la información del responsable de la base de datos, la finalidad para la cual se recolectan los datos, la información de contacto, los mecanismos para ejercer los derechos de los titulares, si se trata o no datos de carácter sensible, entre otros.
Este artículo es un breve comentario sobre temas de interés general y novedades legales en Argentina. En este sentido, no pretende ser un análisis exhaustivo ni brindar asesoramiento legal.
Referencias:
- La Ley de Protección de Datos Personales 25.326 se encuentra disponible en:http://servicios.infoleg.gob.ar/infolegInternet/anexos/60000-64999/64790/norma.htm
Autor:
Ignacio Sáenz Valiente
Socio | Asesoramiento Corporativo y Reorganizaciones Societarias
ivaliente@svya.com.ar
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